Akteneinsicht durch Gemeindevertretung
<2010-03-04>
Welche Rechte hat ein Akteneinsichtsausschuss?

Auf Verlangen eines Viertels der Gemeindevertreter ist ein Ausschuß zur Einsicht in die Akten der Gemeindevertretung zu bilden.

1. Wie muss das Ziel des Ausschusses formuliert werden?

Das Ziel eines Ausschusses zur Akteneinsicht muß sich auf eine hinreichend "bestimmte Angelegenheit" zur Überwachung der Gemeindevertretung (§ 50 Abs. 2 S. 2 HS 2 HGO) beschränken. Dies bedeutet nicht, dass ein bis ins Einzelne konkret genannter Vorgang aufzuführen ist. Ausreichend sind solche Vorgänge, die sich nach typischen gegenständlichen Merkmalen abgrenzen lassen (vgl. VGH Kassel, Urt. v. 07.06.1977 - II OR 45/75). Unzulässig wäre die Einsicht in alle Akten der gesamten Verwaltung (Beispiel: Überprüfung aller gezahlten Erschließungsbeiträge) oder für eine unbestimmte Dauer der Vergangenheit. Daher muß der Prüfungsgegenstand, auf den sich die Akteneinsicht bezieht, hinreichend bestimmt und zeitlich abgrenzbar sein (vgl. VG Gießen, Beschluss v. 16.01.2007 - 8 G 3850/06), er darf insbesondere nicht vage bleiben. Der Ausschuß ist nicht befugt, von diesem Ziele eigenmächtig abzuweichen. Umstritten ist, ob die Akteneinsicht sich auch auf eine laufende Angelegenheit beziehen kann. Die Rechtsprechung folgt mittlerweile der Ansicht, dass dies möglich ist und dadurch nicht der Entscheidungsfindungsprozess im Gemeindevorstand unzulässig beeinflusst wird (vgl. VG Gießen, Beschluss v. 16.01.2007 - 8 G 3850/06).

2. Aus wie vielen Personen besteht dieser Ausschuss?

Die Zahl der Mitgliede des Ausschusses bestimmt die Gemeindevertretung (§ 62 Abs. 1 S. 1 HGO). Anzumerken ist, daß Gemeindevertreter, die von der Beratung oder Entscheidung in der fraglichen Angelegenheit wegen eines möglichen Widerstreits der Interessen (Befangenheit) ausgeschlossen sind (§ 50 Abs. 2 S. 3 HGO), auch nicht Mitglied des Ausschusses sein können. Anzustreben ist, daß jede Fraktion im Ausschuß vertreten ist. Die Akteneinsicht kann auch einem bestehenden Ausschuß übertragen werden. Der Gemeindevorstand ist verpflichtet, an den Ausschußsitzungen teilzunehmen.

3. Geht die Arbeit des Ausschusses über das Aktenstudium hinaus? Sind zum Beispiel Gespräche mit Verwaltungsmitarbeitern zugelassen?

Der Akteneinsichtsausschuss hat lediglich die Aufgabe, gemeinsam die fraglichen Akten in den Amtsräumen des Gemeindevorstandes einzusehen. Wird ihm das nicht vollständig eröffnet, kann er gerichtlichen Rechtsschutz einholen. Seine Sitzungen sind öffentlich bekanntzumachen; ob er aus Gründen des Datenschutzes die Öffentlichkeit ausschließt, muß der Ausschuß im Einzelfall entscheiden. Die/der Bürgermeister/in ist als Sprecher/in des Gemeindevorstandes den Ausschußmitgliedern zur Auskunft verpflichtet (§ 59 HGO). Eine darüber hinausgehendes Recht zur Kopie der Akten oder zur Befragung von Verwaltungsmitarbeitern ergibt sich schon aus dem Wortlaut des Gesetzes nicht. Ein Akteneinsichtsausschuß hat nicht die Rechte eines parlamentarischen Untersuchungsausschusses; er kann daher keine Zeugen vernehmen.

4. Wann ist die Arbeit des Ausschusses beendet? Ist der Zeitraum definiert?

Die Arbeit des Ausschusses ist beendet, wenn die Akten zu der fraglichen Materie eingesehen sind und alle Aspekte geklärt sind oder die von der Gemeindevertretung festgelegte Zeit, in welcher der Ausschuss arbeiten soll, abgelaufen ist.

5. Erstattet der Ausschuss am Ende seiner Arbeit Bericht, d.h. inwieweit wird die Öffentlichkeit informiert?

Der Ausschuss ist verpflichtet, durch seine/n Vorsitzende/n der Gemeindevertretung einen Bericht über seine Arbeit zu erstatten (§ 62 Abs. 1 S. 4 HGO). Tragen einzelne Mitglieder des Ausschusses den Inhalt des mehrheitlich zu beschließenden Berichts nicht mit, steht ihnen nicht das Recht zu, ihr Minderheitsmeinung in einem ergänzenden Bericht zu fassen. Sie können sich aber in der Aussprache zu dem Bericht mit ihrer Meinung zu Wort melden. Die Sitzungen der Gemeindevertretung sind öffentlich.


Autor: Matthias Möller-Meinecke, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Verwaltungsrecht

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